Toelichting omgang met persoonsgegevens Inburgering bij WSD

Betekenis van woorden

AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming.

DUO: Dienst Uitvoering Onderwijs.

UWV: Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen.

Wie is er verantwoordelijk?

WSD is als organisatie verantwoordelijk voor het volgen van de regels van de AVG. Alle medewerkers van WSD weten waar ze het officieel binnen WSD vastgestelde privacyreglement kunnen vinden en wat ze moeten doen als ze met het onderwerp privacy te maken krijgen.

Waarom dit document?

Dit document is een verdere uitleg van het officieel vastgestelde Privacyreglement WSD en geldt bijvoorbeeld voor de volgende processen:

het opschrijven van persoonlijke informatie, schriftelijk of digitaal, bij WSD;
deelnemers die van de overheid naar WSD zijn gestuurd om les te krijgen, zoals gemeenten of het UWV; en/of
wanneer anderen dan de overheid mensen naar WSD sturen, zelfs als die anderen al hun eigen privacyregels hebben.

Waarom heeft WSD jouw gegevens nodig?

We gebruiken jouw gegevens voor deze redenen:

om te weten wie er bij ons les volgt en wanneer je stopt met de cursus;
om te weten wie je bent en hoe goed je bent in leren;
om te zorgen dat je geld kunt krijgen van DUO voor je cursus;
om te weten wanneer je begint en eindigt met je cursus;
om jouw voortgang bij te houden;
om aan de wet te voldoen als dat nodig is;
om gegevens door te geven voor tevredenheidsonderzoek en certificering;
om resultaten te delen met anderen die belangrijk zijn voor je cursus; en/of
om klachten te registreren.

In andere gevallen gebruiken we jouw gegevens alleen als jij daar toestemming voor geeft.

Hoe beschermen we jouw gegevens?

We zorgen ervoor dat jouw gegevens kloppen en veilig zijn voor de redenen waarvoor we ze gebruiken. We bewaren jouw gegevens veilig in jouw eigen digitale dossier en alleen mensen die met jou werken, hebben toegang tot jouw gegevens. Voor deze toegang hebben zij een wachtwoord nodig.

Jouw toestemming

Voordat we jouw gegevens gebruiken, vertellen we jou waarom. Je moet vrijwillig toestemming geven. In sommige gevallen vragen we je om akkoord te gaan als we jouw gegevens delen met anderen. Dat gebeurt bijvoorbeeld als de wet dat verplicht of als we werken voor andere organisaties. Als er iets verandert in hoe we jouw gegevens gebruiken, vragen we opnieuw jouw toestemming.

Welke gegevens slaan wij op?

We bewaren alleen de volgende gegevens:

jouw naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer en e-mail;
jouw Burgerservicenummer (BSN);
de naam en het adres van de instantie die jou heeft gestuurd (als dat van toepassing is);
informatie over je cursus en hoe je het doet;
andere gegevens die de wet ons verplicht om op te schrijven; en/of
een uniek nummer dat aan jou is gekoppeld.

Wie mogen er met jouw gegevens werken?

Alleen de mensen van WSD mogen jouw gegevens opschrijven, aanpassen of weghalen.

Delen van jouw gegevens binnen WSD

We kunnen sommige gegevens doorgeven aan de administratie voor het jaarverslag of de audit voor het Keurmerk Blik op Werk. Dit zijn jouw naam, geslacht, geboortedatum, opleiding en examenresultaat.

Delen van jouw gegevens buiten WSD

Wanneer het nodig is, dan kunnen wij jouw gegevens delen met andere organisaties, zoals:

jouw werkgever als die jou heeft aangemeld; of
met de organisatie die jou heeft gestuurd, volgens de afspraken in het cursusvoorstel.

Buiten deze organisaties kunnen we gegevens delen met andere mensen of organisaties als ze helpen met:

het innen van schulden namens WSD;
het oplossen van problemen; en/of
het uitvoeren van een controle door een accountant.

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

We bewaren jouw gegevens nog maximaal drie jaar nadat je klaar bent met de cursus.

Wat je nog meer moet weten

Voordat we jouw gegevens krijgen, vertellen we je wie we zijn en waarom we jouw gegevens willen hebben. Als we jouw gegevens van iemand anders krijgen of wanneer we jou observeren, vertellen we jou wie we zijn en waarom we jouw gegevens gebruiken. We zorgen ervoor dat je gemakkelijk toegang hebt tot deze informatie.

Jouw rechten

Jij hebt recht op informatie, inzage, correctie en het recht om bezwaar te maken. Dit wordt hieronder verder uitgelegd. Je mag deze rechten altijd uitoefenen. Het kost jou niets om deze rechten uit te oefenen. Je mag iemand vragen om je te helpen. Wij vertellen jou over je rechten en hoe je klachten kunt indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Recht op informatie

We vertellen je alles wat je wilt weten over waarom we jouw gegevens gebruiken, wat de regels zijn, welke rechten je hebt en hoe je die kunt gebruiken. We laten je ook weten waar je de regels kunt lezen.

Recht op inzage

Als je wilt weten of we jouw gegevens hebben, vertellen we dat zo snel mogelijk en uiterlijk binnen een maand. Wanneer we jouw gegevens hebben, dan geven we jou een lijst met wat we hebben, waarom we het hebben, wie het krijgt, waar het vandaan komt en hoe we het gebruiken. Je krijgt gratis een schriftelijke kopie van jouw gegevens.

Als je wilt, kunnen we je de informatie ook op een andere manier geven. We moeten wel zeker weten dat jij het bent voordat we de informatie geven. In sommige gevallen kunnen we weigeren om informatie te geven als het nodig is voor strafrechtelijk onderzoek of om andere belangrijke redenen.

Recht op aanpassing: verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming

Als jouw gegevens volgens jou niet kloppen, onvoldoende zijn, niet nodig zijn of niet volgens de wet worden gebruikt, passen we ze aan als jij daarom vraagt. Jij vertelt ons wat er moet veranderen. We laten je binnen een maand weten of we jouw verzoek accepteren en waarom. Wanneer we jouw gegevens aan zullen passen, dan doen wij dat zo snel mogelijk. Daarna vertellen wij anderen over de wijzigingen en zorgen we ervoor dat ook zij hun gegevens aanpassen. We vertellen jou aan wie we jouw informatie hebben gegeven.

Recht van bezwaar

Als we jouw gegevens gebruiken omdat dat volgens ons mag, kun jij bezwaar maken als je daar een goede reden voor hebt. Dit bezwaar kun je richten aan de:

De Functionaris Gegevensbescherming van WSD
Postadres: Postbus 173, 5280 AD te Boxtel t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming
of
De Klachtencommissie van WSD

Postadres: Postbus 173, 5280 AD te Boxtel t.a.v. de Klachtencommissie WSD

We kijken binnen een maand of jouw bezwaar terecht is. Wanneer we vinden dat er een goede reden is voor jouw bezwaar, dan stoppen we meteen met het gebruiken van jouw gegevens.

Kom je er niet uit met de Functionaris Gegevensbescherming of de Klachtencommissie, dan kun je jouw klacht richten tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De AP is te bereiken via telefoonnummer 088 180 5250 of www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Waarde van dit document

Dit document is een verdere uitleg op het binnen WSD geldende Privacyreglement WSD. Wanneer de uitleg in dit document niet gelijk is aan het officieel binnen WSD vastgestelde privacyreglement, heeft het Privacyreglement WSD voorrang. Aan dit document, alleen bedoeld als verdere uitleg op het officieel vastgestelde privacyreglement, kunnen dan ook geen rechten worden ontleend.

Boxtel, November 2023